Warto wiedzieć
Blog
Wiemy, że specjalistyczne wiadomości nie są łatwo dostępne. Chcemy aby ludzie z branży IT byli świadomi tego, w jakim otoczeniu prawnym się poruszają. Dlatego dzielimy się wiedzą.
Dominik Ciecierski
Prezes zarządu
Z ponad 15- letnim doświadczeniem w branży prawniczej i cyberbezpieczeństwa. Absolwent Prawa Uniwersytetu Wrocławskiego. Ukończył także studia SGH I Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Certificate of completing program in Cyberseciurity Managment SGH WARSAW SCHOOL OF ECONOMICS specjalistyczny program w zakresie Zarządzania Cyberbezpieczeństwem. Autor pracy pt”.Cyberbezpieczeństwo w kancelariach prawnych” 2024 roku.
Bezpieczeństwo danych osobowych
Mobilność
Dobra organizacja pracy - własny CRM
Sprawny obieg dokumentów
Bezpieczeństwo danych osobowych
Jedną z najważniejszych rzeczy, o którą powinna zadbać nowoczesna kancelaria jest ochrona danych osobowych. Klienci, zlecając nam swoją sprawę oczekują poufności i tego, że ich dane będą bezpieczne i nigdzie nie wyciekną. Odkąd weszło w życie RODO kładzie się na to jeszcze większy nacisk.
W obecnych czasach trudno sobie wyobrazić kancelarię, która nie korzysta z rozwiązań cyfrowych. Dane przechowywane są często w tzw. chmurach i innych narzędziach wykorzystywanych przez kancelarie. Warto więc się dokładnie upewnić, czy rozwiązania na które się zdecydowaliśmy oferują szyfrowanie i pełną ochronę danych, wynikającą z przepisów o ochronie danych osobowych oraz RODO.
Ponadto powinniśmy zadbać o bezpieczeństwo wewnętrznej sieci kancelaryjnej. Dostęp do niej powinien być poprzedzony odpowiednim uwierzytelnieniem, tak by nie dostały się do niej osoby niepożądane.
Należy też pamiętać, by uprawnienia do wybranych zasobów nadawać jedynie osobom, którym te dane są niezbędne do pracy. Dodatkowo dostęp do danych powinien być na bieżąco sprawdzany i monitorowany. System powinien umożliwiać weryfikację użytkowników oraz wykonywanych przez nich działań.
Mobilność
Nowoczesna kancelaria z pewnością powinna być również mobilna. W zakres Twoich prac często wchodzą spotkania z klientem, rozprawy, wyjazdy służbowe czy delegacje.
Wszystko to sprawia, że nie wykonujesz swojej pracy jedynie w biurze.
Dlatego tak ważna jest mobilność. Pozwala ona na pracę “w drodze”, ciągły kontakt z współpracownikami czy klientem. Dzięki temu możesz lepiej wykorzystać czas pracy , a co za tym idzie zwiększyć swoją skuteczność i efektywność.
Aby „być mobilnym” warto się odpowiednio do tego przygotować. Sprzęt taki jak laptop, tablet czy smartfon nie budzi już w nikim zdziwienia – są to podstawowe narzędzia pracy. Połączenie z Internetem również nie sprawia dziś problemu.
Oprócz tego powinieneś również zadbać o oprogramowanie, które pozwoli Ci np. na rejestrację czasu pracy, sprawny obieg dokumentów czy zapisywanie ważnych informacji czy terminów. Dzięki takim rozwiązaniom w każdej chwili będziesz mieć dostęp do wszelkich niezbędnych informacji z jednego miejsca (czy urządzenia).
Taką innowacyjną kancelarię można przenieść niemal wszędzie.
Dobra organizacja pracy
W natłoku spraw, klientów i ich projektów ciężko czasem zapanować nad firmą. W wielu kancelariach panuje chaos utrudniający pracę. Pracownicy nie wiedzą czym mają się w danym momencie zająć, kto jest za co odpowiedzialny i na jakim etapie są dane sprawy.
Nowoczesna kancelaria powinna więc odpowiednio organizować pracę. Z pomocą przychodzą tutaj różne narzędzia dostępne na rynku m.in. własny system CRM akie rozwiązanie pozwoli Ci na sprawne zarządzanie kancelarią, zarówno od strony organizacyjnej, jak i komunikacyjnej. Możesz tworzyć zadania, delegować je innym, ustalać priorytety, dodawać terminy do kalendarza oraz komunikować się przez wewnętrzny czat. Masz też podgląd na obłożenie pracowników i na to, co dzieje się w danej chwili w firmie.
Odpowiednie zarządzanie kancelarią i dobra organizacja pracy pomagają w zwiększaniu efektywności i optymalizacji czasu. Nie tracisz wtedy czasu na zbędne “poszukiwania” i możesz go wykorzystać w lepszy sposób.
Sprawny obieg dokumentów
Inną bardzo ważną cechą, którą powinna się charakteryzować nowoczesna kancelaria jest sprawny obieg dokumentów. Przez kancelarie prawne przewija się szereg dokumentacji, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
W procedurze obiegowej bierze udział wielu pracowników, najpierw trafiają one do sekretariatu, następnie po zarejestrowaniu ich powinny trafić do osób zajmujących się daną sprawą. Innowacyjna kancelaria powinna stworzyć swój własny wewnętrzny system, który pozwoli jej nad tym zapanować.
Obecnie na rynku dostępne są narzędzia wspomagające obieg dokumentów. Znacząco usprawniają one cały proces, zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa, pozwalają uporządkować całą dokumentację i zaoszczędzić czas poprzez łatwy dostęp z dowolnego miejsca. Ma to też duże znaczenie przy zbiorach archiwalnych, gdzie odszukanie dokumentu sprzed kilku lat nie stanowi żadnego problemu. Minimalizuje również ryzyko ich zaginięcia.
Nowoczesna kancelaria powinna więc zadbać o odpowiednie zorganizowanie procesu obiegu dokumentów i skorzystać z dostępnych na rynku rozwiązań, znacznie ułatwiających pracę. Przełoży się to z pewnością n
- Szkolenia biznesowe dla prawników
- Obsługa korporacyjna
- Współpraca międzynarodowa
- Marketing prawniczy
- Uzyskaj dostęp do webinarów organizowanych w 2025 roku
- Cyberbezpieczeństwo
CENTRUM WIEDZY
Dzielimy się wiedzą i doświadczeniem
